Die Archivierung geschäftlicher E-Mails wird vernachlässigt

In vielen, vor allem kleineren Firmen existiert seit einiger Zeit ein meist unbekanntes rechtliches Risiko. Geschäftliche E-Mails werden nicht dauerhaft archiviert.

Wolfenbüttel. (re) Die Nutzung des Internets ist mittlerweile allgemein üblich. Das hat dazu geführt, dass die elektronische Post auch im geschäftlichen Bereich alltäglich genutzt wird. Anfragen, Angebote oder auch Rechnungen werden immer häufiger per E-Mail ausgetauscht. Allein 2006 wurden weltweit mehr als 22 Milliarden geschäftliche E-Mail-Nachrichten versandt. Viele Gewerbetreibende beachten dabei bisher aber nicht ihre Buchführungspflicht. Wie jedes für den Geschäftsbetrieb ausgetauschte Papierdokument müssen auch E-Mails dauerhaft sicher aufbewahrt werden.

Handels- und steuerrechtliche Vorschriften

In den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften werden Buchführungspflichten und damit zusammenhängende Aufbewahrungspflichten festgelegt. Die Grundlagen hierfür finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und im Umsatzsteuergesetz (UStG). Neben diesen gesetzlichen Grundlagen gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Diese Grundsätze sind nur zum Teil schriftlich festgehalten und leiten sich aus den Gesetzen und Verordnungen her wie auch aus der Wissenschaft, aus der Praxis, aus Empfehlungen von Verbänden und aus der Rechtsprechung. Ergänzt wird dies schließlich noch durch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Aus den genannten Vorschriften ergibt sich eine Archivierungspflicht über einen Zeitraum von sechs beziehungsweise zehn Jahren. Tatsächlich ergeben sich in der Regel sogar noch längere Zeiträume, da die Archivierungspflicht erst mit dem Abschluss des letzten das Buchungsjahr betreffenden Vorganges beginnt.

Kleine und mittlere Unternehmen

Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen ohne große IT-Infrastruktur wird der elektronischen Geschäftskorrespondenz noch nicht die gleiche Bedeutung beigemessen wie den Papierbelegen. Dies kann unter Umständen aber erhebliche finanzielle und auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Neben einer möglichen Steuerschätzung können Verstöße gegen die Archivierungspflicht durchaus auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Geld- oder Freiheitsstrafen

Eine vorsätzliche Verletzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist nach StGB mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren bedroht. Außerdem liegt bei einer Verletzung der steuerlichen Archivierungspflichten keine ordnungsgemäße Buchführung vor, weshalb unter Umständen auch eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen droht.

Abgesehen von der rechtlichen Sicherheit bringt die rechtssichere Archivierung aber auch weitere Vorteile mit sich. So ist der Zugriff auf die E-Mails vereinfacht und versehentlich gelöschte E-Mails sind nicht dauerhaft verloren. In den E-Mails enthaltene Informationen können also über den gesamten Archivierungszeitraum in kurzer Zeit wieder aufgefunden werden.

Insgesamt ist es ratsam, dem Thema E-Mail-Archivierung nicht weiter zu vernachlässigen. Technische Lösungen sind vorhanden und können von kompetenten IT-Fachbetrieben auch angeboten werden.